十年耕耘 涓流成海——写在中国海洋档案馆揭牌十周年之际

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▲中国海洋档案馆塘沽馆区


数百平方米的大厅里,两米多高的灰白色柜子从入口一直排到尽头。通常情况下,这些柜子看上去如同一个整体。在这个整体侧面,等距离地排列着一排手柄。操作任何一个手柄,这个整体就会在相应的位置打开一条通道,柜中乾坤立刻呈现在你面前:整齐的档案盒一层一层地码放在柜子里,每一个盒子上都标注着盒里的内容:58普查、海岸带和海涂资源综合调查、海岛资源综合调查、“908专项”……

这个“充实”的大厅所在的五层大楼,外观以蓝为主色调,位于天津市滨海新区,闹中取静。

2007年11月20日,中国海洋档案馆在这里揭牌。


蓝色记忆 刻印追梦的足迹

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▲二次历史档案进馆现场


“30年后,50年后,回顾我国的海洋事业,看什么?不就是看档案嘛。”一位资深海洋工作者在参观中国海洋档案时感慨道,“海洋事业不像陆上搞建设,一栋栋大楼,一条条高铁,都看得见、摸得着。一望无垠的大海上,你探索100年也不会留下任何痕迹,大多数时候,你的成果也是无形的。那么你的足迹在哪里?成果在哪里?这一切的一切,唯一能找到的地方,就在档案馆。”

  其实,海洋档案馆的意义何止这些?我们说要保护海洋环境,保护自然海岸带,那么原来的海洋环境是什么样的?我国绵延18000公里海岸带的原始自然形貌什么样?要想回答这些问题,需要有一个参照系,这个原始的参照系在哪里?也在档案馆里。1958年,新中国成立不到10年,共和国的缔造者们就意识到摸清海洋家底的重要性。于是,“58海洋大普查”在全国展开。说60年苍海桑田有点牵强,但在某些地区的海岸带变迁中,却也切合实际。比如黄河入海口,1958年的面貌与今天相比,差别巨大,要进行对比,参照系就在档案馆里,因为这里能找到最全最原始的“58普查”档案资料。继“58海洋大普查”之后,我国又相继进行了多次海洋调查,积累了一批又一批珍贵的资料,如今这些资料都有了归宿——中国海洋档案馆。

  “你看,908专项办公室从项目成立开始到结束有关的文稿、函件、图片资料等所有档案都完整的存放在了这里。”中国海洋档案馆综合业务室主任薛惠芬介绍说。打开档案库房的大门,记者见到一排排的档案架上摆放着整整齐齐的各类文件,其中包括“908专项”、海洋公益性项目、海域勘界和海岛地名普查等各类专项型档案。

  薛惠芬指着第一个档案架上的序列牌说:“这是国家908专项办公室的档案,按照国家项目、地方项目从北到南摆放……”从这里一直到走廊尽头,按照顺序看完这些档案就像亲眼目睹了整个“908专项”历史过程。档案管理员李瑛说:“现在查阅档案既有时间顺序,又有区域划分,查找起来非常方便,但是建立如此完整又有条理的专项档案库却非一日之功。”

  记者了解到,目前大部分国家海洋专项档案“四同步”管理已经得到落实。从项目开展之初档案人员就实时跟进,不放过项目每一个部分,直到项目完结最终汇集齐全、形成全宗为止。档案入库后,档案人员还要对其进行整理和进一步核实,经常要加班加点、通宵熬夜,遇到问题时,还需要寻根溯源,必要时还要派专职人员去相关单位再次进行搜集完善。

  来到另一个档案库房,一排档案架上摆放着的泛黄发旧的书稿引起记者的注意,随手翻开一本,里面用钢笔书写的意大利斜体式英文笔记依旧清晰可见。这是存放古旧典籍及手稿笔记的两排档案架,存放的是老一辈海洋专家的手稿和原著。这些手稿作者,有很多都是建国之初的老前辈,大多已经去世,为寻回这些老旧的手稿、资料,经常要寻访多个地方,通过多条线索,从他们的家人或者原工作单位收集。

  档案馆这10年间,不仅接收专项档案,还积极收集其他珍贵史料。从2011年起,档案馆开始陆续查找搜集对国家海洋局成立做出巨大贡献的29名专家的资料,包括其生平信息、学习工作经历、学术论文、著作、手稿、照片、题词、荣誉材料等等。与此同时还通过各种途径,搜集了大量珍贵古海图、古旧典籍和资料珍藏。

  这10年里,中国海洋档案馆建成了具有海洋特色的档案资源建设体系,结构不断优化,数量大幅递增。纸介质案卷从不到3万卷,增加到如今的6万余卷;电子档案达到200多TB;照片、大幅图件、各类实物,不断丰富着国家蓝色记忆的宝库。目前,档案全宗已从13个增加到27个。漂泊在外的蓝色记忆,在中国海洋档案馆工作人员的努力下,就像涓流入海,最终回到了属于自己的“家”。


馆藏无价 定格历史的节点

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口述海洋历史工作现场

“2007年11月中国海洋档案馆挂牌成立,国家档案局和国家海洋局对中国海洋档案馆的建设非常重视。随着时间的推移,档案的作用将越来越显现出来。”一位资深海洋工作者对记者说。

  千里之行始于足下。中国海洋档案馆的前身是成立于1983年的“海洋档案馆”,名称没有“中国”两个字。当时,国家档案馆提出要在全国建立28个专业档案馆,海洋档案馆名列其中。海洋档案馆成立后,就迎来了两次重大海洋调查:海岸带和海涂资源综合调查、海岛资源综合调查。这两项调查历时14年之久,15个国家部委和沿海省、市、自治区参与其中,参加调查的科技人员达3万多名。改革开放后,我国的海洋事业进入全面发展阶段,南极科考、大洋探索、走向深蓝、南海维权等一系列重大海洋事件频频见诸报端,引起了全国人民的关注。这些事件背后,都形成了事件的原始档案。这些档案在海洋事业发展中都发挥着重要作用。

  由“海洋档案馆”到“中国海洋档案馆”,名称的变化带来了业务的飞跃。如今的中国海洋档案馆不仅是做好对各项海洋事业的记录和收藏,更重要的是服务于国家海洋事业;不仅为国家重大项目及决策提供支撑,在国家机构、单位甚至是个人需要帮助时也会伸出援手。

  利用服务是海洋档案工作的立身之本,对整个档案工作发展具有决定性影响。10年来档案馆积极为单位和个人提供馆藏查档服务,并根据需要提供数字化产品,提供档案利用的频次和质量大幅提升。

  2011年,正值建党90周年,又是辛亥革命100周年之际,在国家海洋局办公室组织和指导之下,中国海洋档案馆利用充足的馆藏资源编制了《关怀与希望》一书,其内容收录了79位党和国家领导人参加海洋相关活动的照片118幅、题词64幅、批示和指示80条,以及114个被列入国家事务的海洋工作重要文件条目。通过细致的整理、加工,把建党90周年间国家如何呼吁培养国民海洋意识,如何发展海洋实业的历史过程以新的面貌呈现在社会公众面前。

  为唤醒封存已久的蓝色记忆,档案馆不拘于形式,不仅有文字的汇编整理,还以声、像等多种形式让陈旧的历史档案重获新生。这10年,档案馆充分利用馆藏资源,并不断扩展和开发,让海洋档案既能走进来,又能走出去。截至目前,档案馆利用馆藏资源编制了许多重要的档案产品,编辑制作了声像产品70余部,还利用馆藏和征集的史料举办了多次档案展览活动。


创新发展 插上信息化的翅膀

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▲档案数字化现场

社会在不断进步,海洋档案工作也需不断创新,以前对档案的储存方式已经不能跟上时代的发展,中国海洋档案馆不断创新档案的管理及保存方法,以解决传统档案管理中遇到的一些问题。比如卷宗根据类目排列上架,类目之间要留有空位,如果留得多了,会造成库房空间空置,以后需要向前移位;如果留得少了,空位不够,就需要向后倒位。在查阅档案时,因检索关键词比较单一,检索准确率低、速度慢,有时甚至需要管理员在成堆的资料中一页页翻找。

  “数字化文件已经全部进行OCR识别,通过系统不仅可以检索目录,还可以检索数字化文件内容,查找一份档案的用时少了,档案查找的准确率提高了。”副研究馆员岳晓峰介绍说。档案信息化建设让繁重的人工检索变得操作简单。

  随着社会信息化和档案事业的发展,档案信息化建设已成为开发档案资源和提高档案服务水平的必然选择,这不仅可以提高档案管理的工作效率,还能把易破损的纸质档案变为可长久保存的电子档案,极大地延长了档案的使用寿命和保存时间。

  据了解,海洋档案馆档案信息化工作于2004年启动,通过不断推进已取得了显著成效。目前中国海洋档案馆已完成全部馆藏档案的数字化工作。

  在档案进馆过程中,针对档案目录信息著录不规范等问题,档案馆自主研发了目录信息离线采集系统软件。该系统具有计算机辅助档案整理、数据检索、数据统计和报表打印等功能,让传统的全人工进馆过程变得更加智能化,工作流程更加清晰和规范,管理起来也更加轻松。

  档案馆的信息化建设远不止这一项,他们还陆续开发了资源建设、管理、服务等相关软件、系统和网站。在海洋数字档案管理方面,基本框架结构系统已实现业务化运行,海洋档案综合管理系统已加载全部馆藏档案资源数据库,同时通过微信平台向公众提供海洋档案产品和档案业务服务。


一丝不苟 耐得住孤独寂寞

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▲档案工作现场交流和培训现场

2016年7月18日~22日,国家海洋局北海分局、东海分局、南海分局进馆历史档案移交工作在天津滨海新区举行,中国海洋档案馆累计接收纸介质档案1万余卷,近10万件。

  在此次档案接收移交过程中,由于档案数量大、类型多,档案清点要求高,进馆档案又都是按卷装订的,清点时需逐卷逐页翻查,才能判断件数和档案的信息是否正确,且以观测监测档案为主要内容,其单本(卷)页数有上百页甚至几百页,且规格不一,有的是32开的小本,有的则达到A0大规格幅面,单本有十几斤重。因此对于这大批量的档案交接,时间显得尤其珍贵。

  面对困难,档案馆精心筹划,做好各种预案,合理安排接收工序。为了保证在既定时间内完成交接,档案人员放弃休息时间,同时紧急抽调人手。移交当天,暴雨连连,档案馆全体职工坚守岗位,保障了档案接收工作的顺利完成,为后续10家单位进馆档案接收积累了经验。

  在档案进馆之初,由于档案形成时间较为久远,各单位拟进馆档案质量参差不齐,档案类别和状态各式各样,档案工作也遇到很多新问题,例如档案鉴定如何开展、档案涉密文件如何处理等。为了有效确保档案进馆工作顺利推进,进馆档案整理规范统一,事先的培训工作尤为重要。

  中国海洋档案馆充分发挥档案业务支撑服务作用,向所有进馆单位就进馆工作存在的具体问题事先进行了了解,并选择海洋一所、北海档案馆进行了实地调研,了解了各单位进馆工作进展情况和存在的问题,结合现有档案中的问题和档案保管需要,编制了《国家海洋局历史档案进馆工作指南》,为档案进馆工作提供技术依据。在档案进馆工作培训会上,档案馆派出人员向参会单位有关人员介绍相关程序和要求、档案数字化技术和方法,并与档案进馆单位人员反复交流和讨论。此外,为确保进馆档案目录规范统一,他们还详细讲解档案馆研发的目录离线采集系统软件,收到了很好的效果。

  “守得住平凡,耐得往寂寞”是档案工作者的苦乐观。10年间,档案馆积极开展海洋档案工作发展研究,起草规划、方案,拟定规章制度,研制技术标准,为国家海洋档案管理提供了支撑。同时,积极开展档案业务培训、实体检查和指导服务。“兼职档案员流动性很大,我们要经常性地面对新手,所以档案业务指导和技术培训任务很艰巨,而且要有很大的耐心。”副研究馆员孙晓燕说。近年来,中国海洋档案馆积极为“908专项”、全国海域海岛地名普查、第一次全国海洋经济调查、全球变化与海气相互作用等专项提供档案业务培训和指导服务,有效推动了海洋档案的规范化建设和海洋档案工作的发展。

走进中国海洋档案馆,你能找到梦想起始的地方,能看到海洋人追梦的足迹,能感受到追梦者坚实的力量。这个梦就是海洋强国梦,是蓝色的中国梦。


文/中国海洋报记者 刘潇然 图/中国海洋档案馆