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档案工作者职业道德规范

发布时间:2021-06-28

  译者按:现行的国际档案理事会《档案工作者职业道德规范》于1996年9月6日在北京第十三届国际档案大会上通过,此后被许多国家的档案协会采用。2006年国际档案圆桌会议通过决议,要求对其进行修订。2008年,国际档案理事会开展了问卷调查,根据反馈,调查对象面临的主要道德困境是关于档案的利用,包括平等利用、拒绝利用、媒体要求利用未开放或限制开放文件、寄存者希望限制某些人利用,以及利用和隐私之间的冲突等。此外,还有保管或销毁,特别是销毁敏感文件的问题;档案工作者、图书馆员和博物馆同行之间的纠纷;聘用不称职员工;文件形成单位拒绝寄存或试图增加不合理的寄存条件;要求归还文件;版权问题;试图贿赂档案工作者篡改文件等。

   近期,国际档案理事会将启动《档案工作者职业道德规范》的修订工作,除上述议题外,还特别希望在规范中增加数字档案的内容。现将现行文件分享给同行,期待您提出宝贵修改建议。

   引 言

   1、档案工作者职业道德规范应为档案专业制定较高的行为标准。应引导档案专业的新成员了解这些标准,提醒有经验的档案工作者牢记其专业职责,并增强公众对档案专业的信心。

   2、本规范所指档案工作者,包括所有从事档案管理、保护、保存和行政管理的人员。

   3、用人单位和档案服务部门应制定有利于推动本规范实施的政策和业务实践。

   4、制定本规范的宗旨,是为档案专业人员提供一个指导性的道德准则,而不是为具体问题提供专门的解决办法。

   5、每条准则都附有说明,准则与说明共同构成本道德规范。

   6、如何实施该规范由档案机构或档案专业协会自行决定。具体方式可包括宣传教育、建立答疑机制、对非道德行为进行调查和适当惩罚等。

  道德规范

   1、档案工作者应保护档案资料的完整性,以确保其可持续作为历史的可靠证据。

   档案工作者的首要职责是维护所保护和保管的文件的完整性。在履行该职责的过程中,必须考虑雇主、文件所有者、文件主题和利用者,过去、现在和将来等因素之间合法但有时是相互冲突的权益。客观和公正是衡量档案工作者专业性的标准,应该抵制来自任何方面的、为隐瞒和歪曲事实而要求篡改证据的压力。

   2、档案工作者应该从历史、法律和行政管理的角度对档案资料进行鉴定、筛选和保管,从而维护文件的来源原则,保持并明确文件的原始关系。

   档案工作者应根据普遍接受的原则和方法进行工作,必须根据档案原则履行职责,包括关于现行、半现行文件,以及电子和多媒体文件的生成、保护和处置原则,进馆档案的选择和征集、馆藏档案的管理、保存和保护,以及档案的整理、著录、出版和提供利用等原则。档案工作者应熟练掌握本机构的行政管理要求和征集政策,在此基础上做出判断,对所接收的文件进行公正的鉴定。应在资源允许的情况下,尽快地根据档案原则(即来源原则和文件原始顺序原则)和公认的标准,对挑选进馆的文件进行整理和著录。档案工作者应根据本机构的目标和资源接收文件。不应进行有损文件完整和安全的接收工作,应开展合作,确保文件保存在最合适的库房内。档案工作者应就散失文件回归进行合作。

   3、档案工作者在文件整理、保护和利用工作中应保护文件的真实性。

   档案工作者在鉴定、整理、著录、保管和利用等工作中应确保文件(包括电子和多媒体文件)的档案价值。做任何选录时都应根据已慎重建立起来的方法和标准进行。用其他格式的文件代替原件应根据文件的法律、内在和信息价值进行。利用者利用的案卷中如有保密文件已被抽出,应向利用者说明这一情况。

   4、档案工作者应确保档案资料长期可利用和可理解。

   档案工作者在选择文件去留时,首先应考虑保存那些反映文件的生成和接收机构和个人主要活动证据的文件,但也要考虑利用者不断变化的需求。档案工作者必须懂得,收集来源不明的文件,不管其如何引人注目,都将鼓励不法交易。档案工作者应与其他同行和执法机构合作,对涉嫌偷盗档案文件的个人进行拘捕和起诉。

   5、档案工作者应记录对档案资料所采取的措施,并能做出合理解释。

   档案工作者应倡导对文件整个生命周期进行管理,并与文件生成者合作,共同应对新格式和信息管理新方法。不仅要收集已生成的文件,还应保证从一开始就将现行的信息和档案系统融入适合保存有价值文件的工作程序。档案工作者在与文件移交官员或文件所有者进行协商时,应在全面考虑下列因素的基础上,在适用的情况下做出合理的决定:文件移交、捐赠或出售的权限;财务安排和效益;文件的整理计划;版权和利用条件等。档案工作者应保存一本关于文件的接收、保护和全部档案工作活动的永久性记录。

   6、档案工作者应尽可能广泛地提供档案资料的利用,为所有利用者提供无差别服务。

   档案工作者应根据情况制作其保管的全部文件的一般性和专门检索工具。应对所有利用者提供无差别咨询建议,根据现有资源提供均衡服务。档案工作者应该礼貌地、以乐于助人的精神答复有关馆藏的所有合理询问,并根据机构的规定、馆藏保管情况、法律因素、个人权力和捐赠协议等,尽可能地鼓励利用。应向潜在的利用者解释相关的利用限制,并对所有人一视同仁。档案工作者不鼓励对利用的不合理限制,但可建议或接受在征集时将一定时限的明确的利用限制作为条件。应该忠实地遵守和公正地履行文件征集时达成的所有协议,但是为了实现利用的自由化,应根据情况的变化与文件移交者就移交的条件重新进行谈判。

   7、档案工作者应在强调利用的同时尊重隐私,在相关法律的框架内行事。

   档案工作者应注意保护集体和个人的隐私及国家的安全利益,不得销毁信息,尤其是易于更新和消除的电子文件信息。他们应尊重文件产生人员或文件所涉及人员的隐私,特别是那些对文件利用或处置没有发言权的人。

   8、档案工作者应珍惜大众所赋予的特殊信任,不利用职务便利为自己和他人谋取私利。

   档案工作者不得参与有损其专业正直性、客观性和公正性的活动。他们不应在工作中捞取金钱或个人的好处,而损害档案机构、利用者和专业同行。档案工作者不应私自搜集文件原件,或参与任何有关文件的交易活动,尽量避免参与在公众意识中可能产生利益冲突的活动。档案工作者可利用本机构馆藏进行个人研究和出版,前提是其利用条件必须与其他利用者一致。不得泄露或使用在工作中获知的对外保密的馆藏信息。档案工作者个人的研究和出版工作不得干扰其所在机构的专业或行政工作的正常进行。利用本机构馆藏时,档案工作者如想使用其他研究者未发表的成果时,必须首先告知该研究者并征得同意。档案工作者可以核查和评论他人的研究成果,包括根据其机构馆藏所做研究。档案工作者不应允许本专业之外的人员对其工作和职责进行干涉。

   9、档案工作者应系统地、持续不断地更新档案知识,卓有成效地做好本职工作,共享经验和研究成果。

   档案工作者应努力提升专业知识和技能,献身所从事的专业机构,确保在其监督下培训和工作的人员能胜任自己的任务。

   10、档案工作者应通过与本专业和其他专业人员合作,促进世界文献遗产的保护和利用。

   档案工作者应努力加强与同行的合作,避免冲突,以遵守档案标准规范和职业道德来解决困难。档案工作者应在相互尊重和理解的基础上加强与相关专业人员的合作。

   原载于《中国档案报》2021年6月28日 总第3697期 第三版



来源:中国档案报   作者:王红敏 张 巾