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档案工作应助力科研人员把主要精力放在科研上

发布时间:2021-07-12

   今年5月28日,中国科学院第二十次院士大会、中国工程院第十五次院士大会和中国科协第十次全国代表大会隆重开幕。会上,习近平总书记指出,要建立让科研人员把主要精力放在科研上的保障机制,让科技人员把主要精力投入科技创新和研发活动。科研档案工作是科研活动的重要组成部分,科研档案工作者要贯彻习近平总书记重要讲话精神,通过加强科研档案工作,让科研人员把主要精力放在科研上,让科技人员把主要精力投入科技创新和研发活动。

   一要管理好科研档案,让科研人员在科研文件材料的收集、整理、归档及科研档案验收等工作上尽可能少的花费时间和精力。科研档案是科研活动的原始记录,是记录科研人员活动的真实记录,是科研人员科研成果的重要载体,在维护科研人员权益方面起着重要作用。档案部门要管好科研档案,确保科研档案有序、安全,以随时服务科研人员。要保证科研档案的安全,让科研人员对档案放心,让科研人员一心一意投入到科研工作中。要落实《科学技术研究档案管理规定》关于档案部门职责要求,协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作。要创新科研档案分类、整理、保管等方法,探索采用方便科研人员利用的科研档案管理方法,尽可能减少科研人员整理文件材料的时间。要及时关注科研项目进展,协助科研人员将科研数据及时收集起来,对科学数据进行科学整理,及时移交归档。要及时关注科研数据的可用性,防止因软硬件过时科学数据不可读取现象的发生。配合科研人员做好科研档案的验收工作,要协助科研人员做好科研项目档案的验收与绩效评价和科研项目的结题验收工作,在科研项目结验收时提供完整、准确、系统的科研档案。不让科研人员参加无谓的验收会议,实施科研项目档案助理制,给科研项目团队配好档案助理。加强对科研档案助理的培训,让科研档案助理成为科研人员的得力助手。

   二要大力推进科研档案工作的信息化转型。协助科研人员做好科研管理信息系统的开发和实施工作,提前规划好科研电子文件形成方式、归档接口和输出方式,为科研电子文件电子化单轨制归档奠定基础。大力推进科研电子文件的电子化单套制归档工作,变科研信息纸质流转为电子化流转,加快科研信息流转速度,减轻科研人员管理纸质文件材料的负担。要通过信息技术促进科研档案信息共享利用,积极开展传统载体档案数字化工作。各单位在数字档案馆(室)建设中优先将科研档案数字化,将传统载体科研档案从非数字形态变为数字形态,使其传输更加方便、检索更加快速、利用维度更多,能更好地满足科研人员对档案信息的利用需求。

   三要创新档案信息利用服务方式方法。科研活动是一种创新型活动,需要经常利用前人已有的成果,科研人员对档案信息利用具有巨大的需求。档案人员要把科研人员当作自己的客户,树立为客户服务的理念,从档案方面服务好科研人员,在档案信息资源利用上为科研人员节省时间,让他们尽可能少花时间便能方便地获得所需的档案信息。要简化科研人员利用档案信息的手续,做好科研档案利用分级分类工作,细化科研人员利用档案信息权限规则,在尽可能缩小审批借阅档案范围的同时,对于利用后不损害其他科研人员或单位权益的科研档案信息,在保证档案安全的前提下实行免审批借阅制度。要探索建立定向服务科研人员的档案信息利用服务机制,采取一名档案人员盯住一名或几名科研人员的方式,及时了解科研人员档案信息利用需求,主动向科研人员提供档案信息,缩短科研人员获得档案信息的时间。

   四要利用科研档案消除科研人员后顾之忧。2018年5月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》指出,“科研诚信是科技创新的基石”,要求各单位建立“科研过程可追溯制度”,“从事科学研究的企业、事业单位、社会组织等应建立健全本单位教育预防、科研活动记录、科研档案保存等各项制度,明晰责任主体,完善内部监督约束机制”。因此,档案工作人员要经常提醒科研人员及时将论文撰写所用的数据、研究实验记录、成果管理文件等关系科研人员诚信的科研文件材料及时归档。科研人员岗位变动、研究人员调离工作或学生毕业等时,档案人员要及时提醒并协助科研人员做好原始记录交接,将实验记录资料、归档资料、文献卡片等全部妥善移交,确保原始记录不丢失或不当转移。在有关事件发生时,档案人员要及时主动提供科研档案还原科研过程,消除科研人员在科研诚信方面的后顾之忧,助力科研诚信建设。

   原载于《中国档案报》2021年7月12日 总第3703期 第三版



来源:中国档案报   作者:蔡盈芳