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加速数字档案馆(室)建设 加快数字化转型步伐

发布时间:2021-09-23

   《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》)提出,要“加速数字档案馆(室)建设”,并对综合档案馆、机关、企业事业单位等的数字档案馆、数字档案室建设进行部署。这是“十四五”期间档案事业发展的重点内容,是推动档案信息化建设再上新台阶、推动档案工作走向现代化的关键。

   数字档案馆(室)建设是推动档案工作走向现代化关键

   习近平总书记曾指出,档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”。《规划》把“着力推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化”作为指导思想,为我们开展档案工作指明了方向。档案信息化要求档案实体、管理过程、工具、政策等均实现信息化,是档案工作全方位的信息化。基于此,《规划》提出了“加速数字档案馆(室)建设”的任务。

   加速数字档案馆(室)建设是实现档案信息化目标的重点任务。电子文件归档和电子档案管理是档案工作中需要解决的突出问题。通过前期电子文件归档管理试点工作实践发现,目前,档案工作信息化转型已经成为电子文件归档管理的瓶颈。许多单位都是因为缺乏数字档案馆(室)和电子档案管理系统,导致电子文件归档工作无从开展。数字档案馆(室)具有提高档案管理效率、提升档案利用水平等功能。新冠肺炎疫情期间,数字档案馆(室)在各机关、企业事业单位远程办公、快速调阅档案中发挥了重要作用。因此,数字档案馆(室)建设既能有效解决档案工作发展不充分、不平衡的问题,又能使档案工作与地区发展水平相适应,与各单位档案信息需求相适应,最终使各地档案信息化水平与国家档案信息化整体水平相适应,从而推进档案工作高质量发展,形成与新时代中国特色社会主义事业相适应的档案事业发展新局面。

   加速数字档案馆(室)建设也是新时代的要求。随着我国经济的发展,经济转型升级成为必然要求。“互联网+”、大数据、人工智能技术迅速发展,网络强国、数字中国、智慧社会建设如日方升。电子政务与电子商务方兴未艾,工业互联网、智能制造业蓬勃发展。电子发票在我国不断推广,信息技术正在深入人类生产生活各个方面。信息技术的发展给档案工作数字化转型带来巨大挑战。《规划》指出,“新一代信息技术广泛应用,档案工作环境、对象、内容发生巨大变化,迫切要求创新档案工作理念、方法、模式,加快全面数字转型和智能升级”。通过信息化转型,确保电子文件的真实、可靠、完整和电子档案的安全管理,是档案事业发展的必然要求。

  准确把握数字档案馆(室)建设的力度

   《规划》将“十四五”期间数字档案馆(室)建设的力度定位为“加速”,对比“十三五”时期的“持续推进”,用词更有力度,主要有以下几点考虑。

   首先,“加速”是由“十三五”时期数字档案馆(室)建设基础决定的。“十三五”期间,全国综合档案馆开展了测评工作,形成了示范级数字档案馆41家。机关档案室开展了示范数字档案室建设,建成示范数字档案室15家。企业开展了具有国际先进水平的数字档案馆(室)建设试点及电子文件归档和电子档案管理试点,31家企业数字档案馆(室)通过验收,43家企业通过电子文件归档和电子档案管理试点。这些工作形成了一批典型示范,解决了一系列建设难题,促进了数字档案馆(室)相关标准规范建设,为“加速”建设奠定了基础。

   其次,“加速”建设也不是无限制加快速度,这是由我国档案事业发展不平衡的现实决定的。目前,已建设数字档案馆(室)的省市大多分布于东南部经济社会发展水平较高的地区,中西部地区较少,中西部地区还不具备较高速度建设数字档案馆(室)的条件。当前,我国数字档案馆(室)建设所需的技术还不完善,需要一定的资源作基础。因此,《规划》在“加速数字档案馆(室)建设”部分还提出,要“加强电子档案长期保存技术和管理研究,创建科学的可信存储与验证体系,保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性”。根据“十三五”期间的电子档案管理实际来看,电子档案管理技术仍是数字档案馆(室)建设的难点,在“十四五”时期仍将制约数字档案馆(室)建设的速度。因此,《规划》明确了一系列具体指标,以锚定“加速”建设的强度。

   再次,提出数字档案馆(室)建设具体指标是《规划》的亮点之一。一是《规划》中提出的“新增150家高水平的数字档案馆”,这个指标是可行的。“十三五”期间,我国就已经完成了一定数量数字档案馆的认定工作,为这个指标的落实打下了坚实基础。新增150家高水平的数字档案馆,平均到每个省(自治区、直辖市)约为5家,平均到每年每个省(自治区、直辖市)刚好1家。而我国有各级综合档案馆3000多家,150家高水平的数字档案馆在其中占比约为二十分之一。二是《规划》提出“新增30家高水平的数字档案室”,基于“十三五”时期机关示范数字档案室建设经验来看,这是一个基本可行的指标。三是《规划》提出“完成50家企业集团数字档案馆(室)建设试点”,预计将有一大批基层企业建成数字档案馆(室)。这也是基于“十三五”期间企业数字档案馆(室)试点及企业电子文件归档和电子档案管理试点工作已形成典型示范企业近80家这一实际提出的,现有试点基础为该指标的落实奠定了坚实基础。《规划》还对企业集团数字档案馆(室)建设作出部署,表明“十四五”时期的企业数字档案馆(室)试点是要在扩大范围的同时在数字档案馆的互联互通上下功夫,这也是“加速”的一个重要体现。四是《规划》首次提出要将中央档案馆建设成为数字档案馆,这也是建设速度加快的又一体现。

   最后,要推动数字档案馆(室)建设优化升级。当今时代,信息技术的发展一日千里。“十四五”时期,数字档案馆(室)建设不能且也不应是“十三五”时期的复制,更不应是照抄照搬,而是融合当今最新技术的数字档案馆(室)。因此,要加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆(室)建设中的应用,推动数字档案馆(室)建设优化升级。

   加速数字档案馆(室)建设的方法

   一是做好实施计划。《规划》提出了“十四五”期间各类数字档案馆(室)建设的总目标和具体任务,但这些任务具体落实到哪些地区、系统和单位,则需要各地区、系统和单位根据实际制订落实计划,确定承接《规划》任务的单位,早日将数字档案馆(室)建设项目纳入本地区、系统、单位的项目计划和资金计划,落实建设所需资金、人员等。

   二是大胆创新。当前,尽管数字档案馆(室)建设的思路和方法基本形成,技术路线也基本成熟,但仍有不少关键技术和难点需要攻克。因此,在推进数字档案馆(室)建设工作中要大胆创新,要边建设、边研究、边应用,不等不靠,主动作为。要对技术难题进行梳理和排序,找出“卡脖子”难题,集中力量予以攻克。要通过新技术的应用,推动数字档案馆(室)建设优化升级。要加快标准规范建设,推动标准规范建设重点由“面”向“点”转移,尽快完善数字档案馆(室)建设标准规范体系。

   三是科学实施。“十三五”期间,全国各地综合运用高水平数字档案馆(室)建设、试点示范等方法推进数字档案馆(室)建设。这些好的经验和做法仍可以推广应用至各地区、系统、企事业单位的数字档案馆(室)建设中。此外,还要做好各地区、系统、单位数字档案馆(室)建设部署工作,分期分批推进,切忌一哄而上和短时间内全面铺开。

   四是发挥示范引领作用。相比其他业务工作,数字档案馆(室)建设工作技术跨度大,各单位无法完全“闭门造车”、依靠自身力量完成。各地区、系统要充分发挥“十三五”期间示范数字档案馆(室)、企业数字档案馆(室)建设试点单位、企业电子文件管理试点单位的示范引领作用,通过组织现场会、调研会、培训班等方式,将数字档案馆(室)建设经验、方法推广到位,使各单位在数字档案馆建设中少走弯路或不走弯路,从而加速数字档案馆(室)建设。

   原载于《中国档案报》2021年9月23日 总第3734期 第三版



来源:中国档案报   作者:蔡盈芳