南海档案馆简介

一、 南海档案馆主要职能

南海档案馆是南海分局下属事业单位,与南海信息中心一套班子进行管理。南海档案馆在南海分局办公室的直接领导下,负责分局各类档案的业务技术指导、档案综合管理工作。南海档案馆与分局机关各处室、分局属各基层单位形成密切的档案业务往来,档案的收集、归档、移交等工作流程逐步实现制度化、规范化,至上而下的档案管理工作信息化网络正在逐步健全。具体职能如下:

(一)负责分局档案业务工作规划建议和拟定档案相关管理规章制度;

(二)集中统一管理分局的各类海洋档案,负责分局各类档案的接收、整理、立卷归档和利用服务等工作;

(三)指导分局档案产生部门(单位)做好海洋档案立卷工作,开展对分局机关及各属单位的档案监督和培训工作,负责专兼职档案人员队伍建设;

(四)负责馆藏档案的鉴定、统计、销毁等工作,并定期向上级部门移交档案;

(五)负责开展分局档案信息化和数字化工作;

(六)完成分局档案统计年报工作,负责分局大事记、组织沿革及各类编研材料的编纂和收集工作;

(七)发挥对南海区海洋相关单位的档案业务指导作用,协助分局办公室做好南海区海洋档案协作组工作;

(八)协助分局开展档案业务宣传工作;

(九)负责海洋图书馆的建设、管理工作,负责国内外海洋文献、信息、各类书籍的收集、订购、贮存、管理、借阅和咨询服务工作;

(十)负责南海档案馆档案库房、图书馆、文献馆的日常管理和维护工作,做好库房及实体的安全管理工作;

(十一)负责分局的复印工作及中心相关行政辅助工作;

二、 档案馆人员的基本结构

南海档案馆的档案管理工作主要由南海信息中心内设的档案室负责,目前档案室共有7名档案人员,分别负责档案管理、图书管理、文印管理等工作。档案室人员都具有本科以上学历,主要涉及海洋水文气象、计算机、环境工程等专业。

三、 档案馆情况介绍

南海档案馆馆舍面积约1000m2,实行档案办公房、档案利用房与档案库房三分开,做到档案馆各功能的合理布局,库房内配有档案密集架、空调机、抽湿机及专门的防磁柜等比较齐全完善的硬件设施。档案馆实行库房专人管理负责制,保证库房的安全、整洁。

档案馆内储存档案种类主要包括文书档案、会计档案、基建档案、科技档案、声像档案、实物档案等各种档案,数量达2万卷(件)以上。馆藏档案内容主要包括南海分局1965年建局以来的所有办公文件,各类海洋业务文件及照片、电子文档等。其中海洋业务类材料涉及海洋台站观测档案、断面调查档案、大面调查档案、专题调查档案、船舶测报档案、浮标观测档案、污染监测档案以及课题研究档案等,包含了水文、气象、生物、化学、底质、地球物理等学科。

档案馆的文献库房存有各类图书、参考资料、杂志、工具书等文献资料近5万册,资料品种较齐全,涉及学科有水文、气象、生物、化学、地理、历史、计算机、生活常识等方面,为分局广大职工在学术研究、论文编写以及社会建设等方面提供了全面的、多样化的服务。

四、 档案信息化建设

档案馆已实现了全部档案目录电子化,完成1965-2014年各类档案的数字化扫描工作,实现目录与原文电子化率100%。同时,分局的数字档案管理系统已开发建设完成,正式部署到南海分局内网上进行运行。南海分局数字档案管理系统集成了档案的收集、整理、检索、利用等模块,涵盖全文检索、安全防扩散、光盘打包、工作流审批、流媒体档案管理和数字化加工子系统等新增功能。数字档案管理系统的运行可实现档案资源的电子化收集、集中管理和利用,满足分局所有人员的在线查档和实时借阅,提高兼职档案员的工作效率,分局档案工作信息化、集约化迈出了一大步。

五、 档案利用情况

档案是国家的宝贵财富,保管档案最终的目的是为了利用,为人类建设提供可靠的科学依据。近年来,南海档案馆为分局系统内的广大职工、各高校、研究院、设计院、水利部门、电力部门(社会建设)以及特殊部门(军队)等单位及个人提供真实、可靠的各类档案数据,为社会建设提供了可靠的保障。

六、 汇编资料

南海档案馆注重理论与实践研究,努力提高档案工作人员的业务水平。在拥有较全面的档案材料、文献资料的有利条件及单位的一系列激励机制下,南海档案馆人员编写了各种编研材料,迄今为止,主编、参编的著作和编著有《南海诸岛地名资料汇编》、《南海北部陆架邻近水域十年水文断面调查报告》、《中国自然资源丛书.海洋志》、《珠江三角洲经济区规划研究》、《中国海湾志》、《广东省志.科学技术志》、《广东省志.海洋与海岛志》、《广东省志.自然灾害志》、《广东省防灾减灾年鉴》、《中国海岸带湿地保护行动计划》、《广东省情调查报告》、《中国海岛志广东卷》、《广东省防灾减灾年鉴》、《赤潮研究与防治》、《南海分局文件选编》、《南海分局领导任职情况选编》等编研材料。

科技档案库房

科技档案库房

文献库房

文献库房